Anonim

Hvad er RPA?

Robotic Process Automation (RPA) er en softwareteknologi, der automatiserer front- og back office-processer. RPA, sommetider benævnt en software robot eller bot, efterligner, hvordan folk betjener deres computere, bruger applikationer og udfører processer. Ved at efterligne brugerinput via en applikations brugergrænseflade eliminerer den dyre programmering af en applikationsgrænseflade. RPA interfererer ikke med eksisterende systemer eller en virksomheds IT-infrastruktur eller foretager ændringer i applikationerne. Derfor skal der ikke foretages nogen dyre investering for at tilpasse softwaren.

Was Sie schon immer über Robotic Process Automation fragen wollten …
Hvad du altid har ønsket at spørge om robotprocesautomation …
Foto: iQoncept - shutterstock.com

Hvordan fungerer en software-robot?

Softwarrobotten efterligner en menneskelig brugers opførsel. For at gøre dette logger han på forskellige applikationer og udfører de opgaver, som medarbejderne tidligere har udført. Dette er typisk gentagne rutinemæssige operationer, såsom at flytte filer og mapper, kopiere, indsætte og sammenligne data, udfylde formularer eller udtrække strukturerede og semistrukturerede data fra dokumenter.

Hvor intelligente er software-robotter?

Softwarerobotter er opsat ved hjælp af eksperter og fungerer på basis af en defineret procesarbejdsgang. Derfor har de kun så meget intelligens, som reglerne i arbejdsgangen tillader.

Fremtiden vil dog høre til de såkaldte kognitive RPA-systemer. Baseret på algoritmer til kunstig intelligens (AI) udvides anvendelsesmulighederne for RPA, så softwarroboterne kan behandle stort set uafhængige processer uden at blive forudkonfigureret eller programmeret til en bestemt proces. Du vil være i stand til automatisk at forstå indholdet af tekstdokumenter som et menneske, analysere menneskelig tale og interagere direkte med mennesker.

spoods.de
  1. Hold det enkelt - den forkerte entry-level-proces
    Den mest almindelige fejl ved implementering af et RPA-projekt er at vælge den forkerte proces. "Forkert" betyder for kompliceret eller for specifik til begyndelsen. Det anbefales at vælge en enkel proces til RPA-posten. Dette gør succesen mere.
  2. Brug for input! Men venligst digital
    Når du vælger den rigtige proces, er det første kig på dataene. For at minimere menneskelig interaktion skal naturligvis de underliggende data være så digitale som muligt.
  3. Strukturerede data: ordren skal være
    Hvad et firma får, når det digitaliserer en semi-optimal proces, beskrev den daværende Bitkom-præsident Thorsten Dirks ganske drastisk på IT-topmødet 2015. "Organisation går foran automatisering" gælder også for RPA, så dataene skal være så strukturerede som muligt.
  4. Teksten slår billede
    Endnu en note om data til identificering af den rigtige proces til RPA-indtastning: tekst og nummerbaserede data er lettere at behandle med RPA end billedoplysninger.
  5. Fordel standard
    Fordelene ved standardiserede it-processer er mangfoldige. Nøgleord er omkostningseffektivitet, sikker it i høj kvalitet, gennemsigtig overvågning og rapportering osv. Jo mere standardiseret en proces er, jo bedre er den velegnet til RPA-indrejse.
  6. Stabilitet er nøglen
    Stabilitet bør ikke forveksles med stagnation. For RPA er stabile processer ekstremt vigtige. Softwaren tjener til at behandle strukturerede forretningsprocesser. Hun arbejder med processen, ligesom en person ville gøre det. Hvis processen er stabil, er menneskelige interaktioner sjældent eller ikke nødvendige.
  7. Massen gør det - vælg processer med høj lydstyrke
    Jo hyppigere der opstår en proces, jo større er lettelsen fra RPA. Da medarbejdere normalt er skeptiske over for den første brug af RPA, hjælper en proces, der har et højt volumen, selv med accept af robotik fra arbejdsstyrken.
  8. RPA som bønneråd? Absolut!
    Fejlagtige processer er ofte monotone aktiviteter, som en dag kryber ind i den berømte Schlendrian. Men for RPA er der ingen monotoni. Hvis processen er tilbøjelig til fejl, kan de udnytte deres styrker bedre!
  9. Holdet vinder
    Automationer følger en strategi i de fleste virksomheder. Dette skal spores med et centralt team, der samler information og introducerer RPA på tværs af forretningsenheder. Små grupper uden informationsdeling om læring er dømt til at gentage andres fejl.
  10. Strategi: Hvad er de næste trin?
    Scoffere siger, at en strategi frem for alt bestemmer, hvad der ikke skal gøres. En automatiseringsstrategi har klare fordele: Så snart Robotic Process Automation er veletableret, tages nye ansøgningsmuligheder for givet. Med en strategi kan teamet beslutte, hvilke processer der skal prioriteres.
  11. Medtag intern it
    En fordel ved RPA er, at det kan initieres af afdelingen. Men automatiseret skygge-it kan ikke være målet. Selv hvis projektet ledes af afdelingen: Implementeringen af ​​RPA kræver it-support.

Hvad adskiller RPA fra makroer, scrapning eller scripts?

En makro er en kort kodesekvens, der skal manuelt startes igen og igen for at udføre en enkelt opgave. Almindelige makroer er tastatur- og musegenveje samt tekstudskiftninger. Scriptet er tæt forbundet til makroen. "Script" er en generisk betegnelse for en række computerkoder, der udfører en bestemt procedure eller et sæt opgaver.

udstilling

Grænserne for automatisering - og hvordan man overskrider dem

Die Grenzen der Automatisierung – und wie man sie überschreitet

Tryk på knapperne, og alt fungerer - helt forkert! Konventionel automatiseringsteknologi har ikke mistet noget i skyalderen. Find ud af alt om dette emne i den nyeste IDG TechTalk-podcast!

Til podcasten

I modsætning til makroer og scripts, kan software-robotter fungere med langt mere kompleks logik og udføre tvær-applikationsprocesser og opgaver i forskellige applikationer uden at kræve adgang til databaser eller grænseflader. Du kan få adgang til flere systemer på det optimale tidspunkt og få information og udføre operationer baseret på indhold og varighed.

Derudover lægger de fleste RPA-værktøjer meget vægt på regeringsførelse, hvilket ikke er muligt med makroer eller scripts. Automatisering af robotprocesser er meget mere end bare en makro eller en oversigt over kodelinjer.

Skrabning af skærme handler om at fange skærmen. Det bruges til at fange specifik information i webformularer og placere dem i passende felter. Mens det ligner udseendet og følelsen af ​​primitive skærmskraberingsmetoder, kan RPA-værktøjer bruges som en af ​​flere måder at "læse" information på. De er imidlertid meget mere avancerede med hensyn til funktionalitet og tilbyder en meget mere moden, fleksibel, skalerbar og pålidelig tilgang til virksomhedsdistribution.

Hvad er forskellen mellem RPA og Business Process Optimization?

RPA er løsninger, der automatiserer manuelle opgaver i høj volumen på tværs af desktop-baserede applikationer. RPA er designet til at reducere medarbejders stress gennem gentagne hverdagslige opgaver og øge virksomhedens effektivitet og produktivitet.

Business Process Optimization (BPO) involverer analyse og forbedring af processer. Det vil sige, den analyserer hver række af begivenheder eller opgaver i virksomheden for at forbedre effektiviteten. Processer optimeres ved enten at blive omstruktureret eller automatiseret, eller deres funktion ændres fuldstændigt.

Hvorfor er RPA i øjeblikket så trendy?

Digitalisering og øget effektivitet er i øjeblikket de største emner i enhver virksomhed. RPA tjener begge aspekter ens: Det giver en nem adgang til digitaliseringen af ​​forretningsprocesser, samtidig med at det giver en række forskellige kontorer og administration, salg og relaterede opgaver meget mere effektivt. De særlige fordele ved RPA er omkostnings- og tidsreduktion. Hertil kommer en stigning i kvalitet og produktivitet gennem undgåelse af menneskelige fejl og den kortere reaktionstid på kundens behov.

Er RPA en jobmorder?

Klart nej! RPA frigør medarbejdere fra irriterende rutinearbejde. Medarbejdernes knowhow spildes ikke på aktiviteter, som en robot kan gøre bedre. Medarbejdere kan fokusere deres ekspertise på mere komplekse aktiviteter, der kræver menneskelige styrker, såsom: Følelsesmæssig intelligens, ræsonnement, dømmekraft. Også på grund af manglen på kvalificerede arbejdstagere i Tyskland frigives ansatte sjældent på grund af automatiseringen af ​​deres job. Snarere skaber automatisering plads til mere værdiskabende aktiviteter.

Hvad er de typiske anvendelsessager for RPA i øjeblikket?

Typiske applikationsscenarier inkluderer behandling af indkøbsordrer og kundehenvendelser, realisering af dataoverførsler, afvikling og ændring af stamdata i lønregnskabsføring, formularinput, kundedatavedligeholdelse, statusmeddelelser og afsendelsesmeddelelser, klageadministration eller kravbehandling. I sidste ende handler RPA-automatisering alt om strukturerede processer, der følger gentagne regler og klare instruktioner.

Hvordan ved du, om en proces er egnet til RPA?

Ved hjælp af værktøjer såsom procesudvinding og procesregistrering kan processer, der er egnede til automatisering, hurtigt identificeres, da disse værktøjer er i stand til at analysere processer. De genkender, hvor automatisering af RPA giver mening, eller om softwarerobotten er - på grund af opgavens kompleksitet - i det mindste i dag ringere end den menneskelige kollega.

Generelt er processer, der er særligt egnede til automatisering med RPA

  • er arbejdskrævende,

  • har en høj manuel andel og er derfor især modtagelige for fejl,

  • baseret på strukturerede inputdata,

  • have en mellemstor til høj transaktionsvolumen,

  • har lange betingelser,

  • som der ikke er planlagt nogen ændring inden for de næste par måneder,

  • regelbaseret, dvs. processen er baseret på klare beslutningskriterier,

  • er allerede standardiseret, så har ikke for mange varianter i udførelsen.

Hvilke resultater kan jeg forvente af RPA-implementering?

Automation hjælper med at skabe mere effektive forretningsprocesser og bedre kundeservice. For eksempel med RPA kan virksomheder forvente højere indtægter, højere kundetilfredshed, højere datakvalitet, reducerede overholdelsesrisici, lavere omkostninger, markant lavere fejl og omarbejdning og højere medarbejdertilfredshed.

Hvor lang tid tager det at introducere en RPA-løsning?

Da en RPA-løsning efterligner en medarbejders brugerinput gennem en applikations brugergrænseflade, er der ikke behov for at bruge tid på at bruge programmering af en applikationsgrænseflade (API). Erfaringen har vist, at processer kan automatiseres i løbet af to til seks uger, fra planlægning til idriftsættelse.

Hvad skal jeg overveje, når jeg vælger en RPA-løsning?

Der findes nu adskillige RPA-softwareløsninger, hvoraf nogle er ens, men adskiller sig også markant i nogle egenskaber. Det tilrådes derfor at kontrollere omhyggeligt, hvilke krav virksomheden stiller til softwaren og leverandøren, og hvilke funktioner automatiseringssystemet har at tilbyde.

Det vigtige er, at løsningen

  • giver muligheder for cloud-implementering og virtuelle maskiner for høj fleksibilitet og skalerbarhed

  • til en brugervenlig applikation har god support til forskellige præsentationslagsteknologier,

  • kan udstyres med et produktions- og iscenesættelsesmiljø,

  • Angiv legitimationsoplysninger og eksekveringslogfiler i et centralt databasesystem

  • beskyttet af høj sikkerhedskryptering og SSL-protokoller,

  • Om nødvendigt kan administrere et stort antal software-robotter og

  • har en meget elastisk skalerbarhed.

Derudover er der for eksempel en såkaldt optagerfunktion, der tillader optagelse af procesrammer og derved forkorter implementeringstiderne. Når den bruges i større skala, skal løsningen give passende centraliserede kontrolkomponenter, test- og fejlfindingsværktøjer og / eller licensindstillinger.

Opfylder RPA kravene i en virksomhedssoftwarearkitektur?

Enterprise-klar RPA er nu en softwareplatform, der imødekommer alle virksomhedens IT-behov for sikkerhed, skalerbarhed, revisionsoverholdelse og ændringsstyring. Da RPA ofte bruges til kritiske forretningsprocesser, har kernekontrolkomponenterne i RPA-teknologien længe haft de krævede kapaciteter, som virksomhederne forventer og kender fra hele virksomheden implementeret software. Dette spænder fra oprettelse og styring af rollekoncepter i brugeradministration, frigørelsestyring, rapportering via robot real-time overvågning, alarmering, logging, revision til arbejdsbyrde og aktivadministration. Dette gør det muligt for RPA-teknologier til virksomheder at imødekomme de højeste niveauer af sikkerhed, overholdelse, skalering og elasticitet af virksomhedssoftware.

Hvad skal du overveje i RPA med hensyn til adgangsrettigheder og licenser?

Da software-robotter er nødt til at udføre deres tildelte opgaver helt autonomt og have adgang til forskellige softwareapplikationer og data, er det bydende nødvendigt at have et dedikeret rollekoncept mellem adgangsrettigheder for mennesker (medarbejder login) og maskine (maskine login) forskellige. Selv i dag skelner mange virksomheder mellem "dialogbrugere" og "systembrugere".

De adgangsrettigheder og legitimationsoplysninger, som en softwarerobot har brug for for at udføre sit arbejde, skal defineres og gemmes i en autorisationsdatabase. De samme krav til navngivning af konventioner, ansvarsområder, bruger- og autorisationsstyring som for "medarbejdergodkendelse" gælder for "virtuel assistentautorisation".

Hvordan kan jeg integrere RPA i min virksomhedssoftwarearkitektur?

RPA-robotter distribueres, planlægges og overvåges på en central, netværksbaseret, IT-aktiveret infrastruktur for at sikre transaktionelle integritet, overholdelse af virksomhedens sikkerhedsmodeller og kontinuitet i tjenesten i overensstemmelse med virksomhedens forretnings kontinuitetsplaner. På grund af deres høje integrationskapacitet kræver RPA-systemer ikke kompleks systemintegration i den eksisterende IT-infrastruktur.

Hvad skal jeg passe på, når jeg bruger en RPA-løsning på længere sigt?

Generelt giver RPA virksomheder mulighed for strategisk at udvikle deres forretning og øge deres virksomhedsværdi på lang sigt. Men for at gøre dette er virksomheder nødt til at udvikle og forankre organisationen en intern, selvbærende og skalerbar RPA-ekspertise til at betjene og vedligeholde robotter. Med hensyn til udvælgelsen af ​​en RPA-udbyder er den største bekymring, at udbyderen hurtigt kan tilpasse ændringer i proceslandskabet til softwarerobotten og levere kontinuerlige produktforbedringer. Vedligeholdelsesindsatsen skal også være så lav som muligt for RPA at betale sig på lang sigt.

Hvordan kan jeg sikre og overvåge den korrekte funktion af en RPA-løsning?

Intelligente planlægningssystemer kan bruges til at optimere robotproduktiviteten ved at styre tilgængeligheden baseret på efterspørgsel og prioritet. De vigtigste RPA-sikkerhedsstyringsfunktioner inkluderer detaljeret logføring af hver brugers handling og hver udførte opgave samt detaljerede revisionsspor. For at opdage fejl, men også for at opdage svig eller andre forsøg, der undergraver en robots arbejde, udføres en revisionslog for hver robot. Dette gør det muligt på ethvert tidspunkt at forstå, hvilke ændringer der er foretaget i en robot, og hvem der har foretaget disse ændringer, og hvornår.