Anonim

For producenter er brugerne under den generelle mistanke om underlicens. De truer med revisioner og tilbagebetalingskrav. Den særlige interessegruppe "Software Asset Management" fra Voice User Association indeholder tjeklister, udveksling af bedste praksis og forformulerede licensbestemmelser for mere lige muligheder mellem udbydere og brugere.

Eksemplet med en velkendt producent viser hele dilemmaet: Han tilbyder sine kunder omkring 3000 forskellige softwareprodukter med 40 forskellige licensmodeller. I 2010 alene offentliggjorde han 1400 licensvilkår. Det er 26 ændringer pr. Uge. Han er på ingen måde alene. Alle udbydere vedligeholder en række forskellige programmer med tilsvarende mange licensmodeller.

spoods.de

Og de klager i en nødsituation over, at bevisbyrden ligger hos kunden. Han skal bevise over for fabrikanten, at alle softwareløsninger, han bruger, er korrekt licenseret. Producenter gerne tjekker dette med softwarerevisioner, som de enten gør selv eller med regnskabsfolk. Disse anmeldelser, der tager op til otte år at undersøge, er mødefulde. De tager op til et halvt år inklusive forberedelse, den faktiske undersøgelse og de efterfølgende afviklingsforhandlinger.

De 4 problemer med licensstyring

Store brugere skal forvente at blive testet en eller to gange om året. I betragtning af denne situation er det ikke overraskende, at Special Interest Group (SIG) "License and Software Asset Management" med 30 medlemmer fra store og mellemstore brugerfirmaer siden 2012 har taget dette følsomme emne op. Frem for alt ser SIG fire onde:

  • Producenter bruger forskellige licensmålinger - det vil sige, at licensomkostningerne måles forskelligt, for eksempel efter antal brugere, efter brugsintensitet (brugernes rolle), med den mængde CPU'er, som softwaren kører på, eller af såkaldte samtidige brugere. For sidstnævnte tilfælde afhænger omkostningsbeløbet af mængden af ​​brugere, der bruger en software på samme tid. Ofte bruges blandinger af disse vurderingsbaser også som grundlag for licensomkostningerne. Disse beregninger afviger ikke kun fra producent til producent, men også fra produkt til produkt fra en producent.

  • Der er forskellige licensbetingelser og forskellige priser i forskellige lande. Så hvis et firma køber licenser i Tyskland, men bruger dem i Ungarn, betyder det ikke automatisk, at softwarebrug i Ungarn er i overensstemmelse med de lokale forskrifter for den respektive producent.

  • De værktøjer, der bruges til at bestemme, hvilke softwareprodukter, der kører på hvilke servere i virksomheden, hvor mange brugere de bruges intensivt, og om dette er i overensstemmelse med producentens licensvilkår, er generelt ikke universelt anvendelige. Hver producent tilbyder kun sådanne værktøjer til sin portefølje. Kun de såkaldte softwareaktivitetsstyringsværktøjer, som kun kan bestemme, hvilken software der bruges af hvor mange brugere, fungerer producentuafhængigt. De kræver dog hele virksomhedsstyringen.

  • Sidst men ikke mindst afslutter stigende virtualisering og cloud computing licensforvirring. Især fordi ikke alle producenter langt fra har etableret forståelige licensløsninger. Især inden for cloud computing køber brugeren ingen software, men lejer en service i pay-as-you-go processen. For eksempel er der spørgsmålet om, hvorvidt han skal licensere den underliggende database eller ERP-systemet, og i hvilket omfang.

  1. Alt om licensstyring
    For mange licenser koster unødvendige penge, for få bringer retlige problemer. Det evige kors med licensstyringen.
  2. 1. Bestem en ansvarlig person
    Det første skridt til en arbejdslicensstyring er ikke at købe et passende værktøj, påpeger Aagon. Det er meget vigtigere at udpege en ansvarlig og ansvarlig licensansvarlig, der etablerer de nødvendige processer i virksomheden, konstant gennemgår dem og - i samarbejde med ledelsen - tilpasser dem.
  3. 2. Konsolider din software
    Jo mindre forskelligartede softwareprogrammer i en virksomhed er, desto lettere er styringen af ​​de respektive licenser. Selvfølgelig bør konsolidering ikke ske på bekostning af produktivitet, advarer Aagon. Hvis du f.eks. Begrænser det til et PDF-værktøj, spares der meget arbejde til systemadministration og support.
  4. 3. Centraliser indkøb
    Software skal altid købes fra et centralt punkt i virksomheden, anbefaler Aagon. Så hun kunne ikke komme ind i virksomheden via omveje såsom udgiftsrapporter. Derudover er det kun en central softwareprocessor, der har mulighed for at kontrollere, om der stadig er gratis licenser i den eksisterende eller muligvis endda en alternativ software. Det er unødvendigt at sige, at administrationen og kontrollen af ​​licensregistrerne og databærerne er meget forenklet på denne måde.
  5. 4. Vær opmærksom på korrekt licens
    Den høje kunst består i at vælge den bedste licensform til den respektive virksomhedssituation. Dette er ikke altid den billigste pris, advarer Aagon - og giver et eksempel: Hos Microsoft Office forsøger nogle virksomheder at købe i stedet for en volumenlicens de billigere Home & Business-licenser.
  6. 5. Integrer licensen i klientstyringen
    En enkelt proces til indkøb kræver også en centralt kontrolleret proces til installation. Dette kan bedst implementeres med et professionelt klientstyringssystem (CMS). Dets lagerfunktion leverer regelmæssigt ajourførte data om al software installeret i virksomheden, som licensstyring derefter kan sammenligne med de lagrede licenspakker i form af en licensbalance eller en overensstemmelseskontrol.
  7. 6. Adskil open source og brugt software separat
    Brug af open source-software eller shareware i virksomheder kan være meget dyre. Virksomheder, der for eksempel bruger MySQL-databasen, glemmer ofte, at der er et licenskrav i det kommercielle miljø. Licensadministratoren skal derfor også kontrollere og identificere licensbetingelserne for open source-software. Det samme gælder brugt software: Igen tilrådes det at identificere licenser separat - især da den juridiske situation stadig er uklar. Dette hjælper til bedre at vurdere risikoen for potentiel genudlicensering.
  8. 7. Opbevar licenscertifikater og databærere sikkert
    På brugerens kontor eller endda på hans hjemmekontor har licenscertifikater og databærere ikke mistet noget, siger Aagon. Alle dokumenter, der er relateret til en licens, skal opbevares centralt og på et sikkert, brandsikkert sted, der kun er tilgængeligt for autoriserede personer.
  9. 8. Bevidstgør dine medarbejdere
    Det skal være klart for alle, at og hvorfor licensstyring er vigtig for virksomheden og derfor også for deres eget job. Faktisk bør denne viden i sig selv forhindre medarbejdere i at bringe deres egen software og installere den på deres computere - som virksomheden kan være ansvarlig for. En ansvarlig tilgang til virksomhedsværdi Softwarelicenser skal også leveres "ovenfra".
  10. 9. Luk virksomheds- og medarbejderaftalen
    Aagon råder ethvert firma til at indgå en virksomhedsaftale og / eller medarbejderaftale til personlig brug af arbejdsstationens pc og internettet. På grund af den nuværende retlige situation i Tyskland anser ledelseskonsulenten som en upopulær foranstaltning for at være fornuftig: Den private brug af pc'en og internettet bør være strengt forbudt.
  11. 10. Få din licensstatus certificeret
    De, der har fastlagt deres licensstyring alene eller med hjælp fra en partner, kan få deres korrekthed certificeret af de største softwareproducenter. F.eks. Bekræfter et certifikat fra Microsoft, at fra leverandørens synspunkt er kundens licensstyring effektivt etableret, og virksomheden er korrekt licenseret. Med et sådant certifikat er kunden derefter i sikkerhed i et år før licensrevisioner af den udstedende udbyder.

SIG har allerede leveret sine medlemmer forskellige værktøjer, der kan bringe brugere og producenter på niveau, for eksempel med universelt anvendelige licensbestemmelser og tilpassbare checklister. De forformulerede licensbestemmelser indeholder de vigtigste spørgsmål i licensaftaler og forsøger at regulere dem retfærdigt. Der er for eksempel regler for brugsret og fakturaer, nedgradering og opgradering af rettigheder, gruppebrug og tværsprogede rettigheder, rapportering, regler for mulig revision, brugt software eller kontraktændringer.

Brugt software: Lad ret til videresalg

Hvad angår brugt software, anbefaler SIG også, at retten til videresalg eksplicit tildeles, når kontrakten er indgået, herunder i form af online- og OEM-licenser. "Fra brugerens synspunkt er det på høje tid at udvikle en fælles holdning til licens- og kontraktmodellerne for udbydere, " forklarer Jörg Rieker, administrerende partner for Licetus GmbH, som understøtter brugerfirmaer i licensspørgsmål. Rieker rådgiver også Special Interest Group.

stemme - Årsmøde i Berlin

Brugerforeningen Voice mødes 1. og 2. april i Berlin . På de to dage drøftes presserende spørgsmål på tværs af netværk. I parallelle strømme udveksler deltagerne information om aktuelle it-emner og lærer eksempler på bedste praksis at kende.

Arrangementet repræsenterer også den største uafhængige samling af CIO'er for store og mellemstore virksomheder i den tysktalende verden.Den bedste mulighed for højprofilerede kontakter.

Som deltager har du muligheden for at arbejde med specifikke specialemner som arkitektur, sourcing eller softwareoverholdelse og videreudvikle repræsentationen af ​​interesser, for eksempel med hensyn til kravene i "sikkerhedsmiljøet". Beslutninger om foreningens fremtidige retning og struktur er på generalforsamlingen.

For mere information, se: http://voice-ev.org/annual_agenda_agenda